Gestione Allegati

Da SIS Group Manuali.

L’invio telematico delle pratiche per la Camera di Commercio, richiede una serie di operazione da seguire passo passo quali l’inserimento di allegati in formato PDF/A, (che nel caso più semplice sono costituiti dal solo atto, in altri casi possono essere formati da ricevute di versamento, statuti, planimetrie ecc.), la predisposizione della distinta Fedra e comunica,la firma degli allegati della pratica e la spedizione.

Andiamo ora ad illustrare in modo più dettagliato le operazioni sopra descritte.


Indice

Creazione file pdf e scansione allegati

Per l'iscrizione in Camera di Commercio degli atti societari, che siano modifiche, cancellazioni o costituzioni, è indispensabile utilizzare il programma Fedra della InfoCamere: occorre creare una pratica nuova e completarla in ogni sua sezione fino al riepilogo, all'interno del quale va inserito l'atto ed eventuali allegati in formato PDF/A.

Gestione >Allegati
Apertura pratica Fedra











PDF/A è il formato richiesto dalla Camera di Commercio per tutti gli allegati che in precedenza venivano consegnati in forma cartacea ( atto, eventuale statuto, o altri allegati come la procura e/o modello firme).

A) SCANSIONE ALLEGATI ESTERNI A SETA

Questa procedura va effettuata solo in presenza di allegati da acquisire con lo scanner. Se non se ne hanno passare al punto successivo

Dopo aver evidenziato l’atto in Gestione Atti, occorre selezionare dal menù Allegati l'opzione Crea Nuovo. Viene avviato il programma KodakImaging:

Gestione Allegati
Scansione allegati











Se si ha un unico foglio da scansionare si deve utilizzare il quarto pulsante da sinistra Gestione Allegati (RIDIGITALIZZA); se invece si hanno più fogli - e non si possiede uno scanner con caricatore multiplo - è bene utilizzare per il primo foglio il pulsante ridigitalizza e dal secondo in poi il terzo pulsante Gestione Allegati (AGGIUNGI PAGINA).

Terminata la scansione uscire dal programma con la X in alto a destra per salvare il lavoro fatto (viene chiesto automaticamente dal programma). Una volta che ad un atto vengono associati degli allegati, l’icona dello stesso cambierà per evidenziarne la presenza.
In questo caso, andando nel menù Allegati l’opzione Crea Nuovo sarà disattivata, mentre saranno attive le altre due opzioni, Apri ed Elimina.
Con Apri è possibile aprire l’allegato esistente, stamparlo, cancellare pagine indesiderate oppure inserire nuove pagine scansionate.
Con Elimina si può cancellare definitivamente l’allegato associato all’atto.

Creazione file pdf/a

Per poter trasformare gli allegati in PDF, occorre entrare nel programma Gestione Atti e selezionare l’atto da trasformare, tasto PDF in alto a destra e scegliere l'opzione Pratica Fedra:

Gestione Allegati
Trasformazione atto in PDF












Comparirà la seguente maschera.

Gestione Allegati
Aleggati in formato PDF











In questa situazione verrà creato un unico file composto dall'atto di videoscrittura e dagli allegati esterni acquisiti con lo scanner (presenza della dicitura Allegato TIFF, vedi figura sopra). In caso contrario (nulla è stato acquisito con lo scanner per questo testo) comparirà la schermata vuota (vedi figura sotto).

Gestione Allegati
Atto in formato PDF









In entrambi i casi sopra riportati è possibile inserire un eventuale altro testo di seta, in genere lo statuto, con il pulsante Testo. Occorre aprire la cartella dove cercare il testo desiderato, selezionarlo e schiacciare Apri.

Gestione Allegati
Atto e testo in formato PDF









Le Camere di Commercio, solitamente richiedono - nel caso in cui vi siano altri allegati oltre l'atto - che il tutto sia unificato in un solo file.
Lasciando la spunta nel check box TIPO DOCUMENTO (come si può vedere in figura) si otterrà un unico allegato contente tutti i documenti richiesti.
In ogni caso - con allegati o con il solo file dell' atto - otterremo il seguente risultato:

Gestione Allegati
Atto in Gestione Allegati












Il file (o i files) viene direttamente trasformato in PDF; a questo punto è possibile visualizzarne il contenuto e controllare la correttezza dei dati con l'apposito tasto Vedi.
Per completare il file da allegare al Riepilogo è necessario apporre la Dicitura Finale; utilizzare quindi il tasto File:Dic finale.jpg


ATTENZIONE !. Per evitare incompatibilità con alcuni formati
PDF, è consigliato non utilizzare lettere accentate nella preparazione
della frase per la dicitura finale.
Sostituire pertanto i caratteri è,à,ì,ò,ù, con e' a' i' o' u'


La frase visualizzata è recuperata dalla configurazione di Gestione Allegati (Archivio - Configurazione - sezione DICITURA FINALE).
È possibile tuttavia creare altre diciture, tante per quante tipologie di Assolvimento Bollo possono servire: è sufficiente scrivere il testo nella parte bianca e pigiare il tasto SALVA, dando un nome ad ogni dicitura.
All'occorrenza schiacciare il tasto Apri e selezionare la dicitura da utilizzare.

Gestione >Allegati
Dicitura Finale











Ciccando Ok verrà aggiunta una pagina - di seguito all' ultima - al PDF precedentemente creato, contenente la dicitura finale.


Trasformazione atto in pdf/a

A questo punto il file in PDF va trasformato in un file di tipo PDF/A, formato richiesto obbligatoriamente dalla Camera di Commercio.

GRUPPOSIS METTE A DISPOSIZIONE IL PROGRAMMA FACILE!PDF PER LA TRASFORMAZIONE DI FILES DI QUALSIASI FORMATO IN FILES PDF/A

Procedere come segue:

Aprire il file PDF ed avviare la stampa, scegliendo la stampante Facile PDF printer: si avvierà l'applicazione Facile PDF con a video il file da trasformare.

Gestione Allegati
Trasformazione atto con Facile!PDF











Ora è sufficiente schiacciare il tasto File:tasto gstiff.jpg (il terzo da sinistra) e fare SALVA: il file - che si chiamerà con il suo nome originario seguito dalla dicitura "PDFA" - è ora stato trasformato nel formato PDF/A richiesto

Gestione Allegati
Salvataggio file PDF/A










e sarà automaticamente salvato in O:\wfedra\seta (o qualsiasi altra cartella impostata nella configurazione di Gestione Allegati per i files PDF).

Gestione Allegati
Atto PDF/A salvato











Il file PDF/A è pronto, e può quindi essere inserito nel RIEPILOGO di Fedra. Procedere prima all'archiviazione con il pulsante File:Archivia.jpg per salvarlo in rete.


Viene proposto come nome da assegnare alla cartella il numero di repertorio dell'atto, in quanto più semplice da ricercare.E' comunque possibile modificarlo a proprio piacimento o inserirlo manualmente nel caso in cui il campo appaia vuoto.

Inserimento del file pdf/a nella pratica Fedra

Entrare nella pratica Fedra precedentemente preparata e aprire la sezione RIEPILOGO, poi AGGIUNGI.
Per inserire il file PDF/A è sufficiente cliccare il pulsante SFOGLIA e selezionare la cartella di lavoro SETA, che conterrà le cartelle generate con la funzione archivia vista in precedenza: scegliere quella che interessa e selezionare il file PDF/A. Dando apri questo sarà inserito nella riga Nome file Allegato (vedi figura in basso).Completare quindi il riepilogo in tutte le sue parti, quali tipo di documento, tipo di atto, numero di pagine e data atto.
E' inoltre possibile indicare l'obbligo di apposizione della firma attraverso l'apposito check box.

Gestione >Allegati
Compilazione riepilogo











Ripetere l'operazione nel caso vi siano altri allegati.

Scarico telematico della pratica

Una volta completata, chiudere la sezione RIEPILOGO (tasto File:Chiudi fedra.jpg) per effettuare lo scarico per la presentazione telematica.

Schiacciare il tasto AVVIA in basso al centro della pratica: confermare gli ENTI DESTINATARI ed attendere la validazione.
Se l'esito sarà negativo il programma avvertirà dicendo che sono stati riscontrati errori; in caso contrario apparirà l'avviso

Gestione >Allegati








Proseguire rispondendo "NO" alla visualizzazione del rapporto di validazione e controllare i dati nella distinta di accompagnamento.

Gestione >Allegati
Distinta Fedra










Cambiare la modalità di assolvimento del bollo nel caso in cui sia diversa da quella proposta.

Se tutto è corretto procedere con il tasto CONTINUA: rispondere "NO" alla richiesta di visualizzazione della cartella creata, e successivamente File:Chiudi fedra.jpg all'avvertimento di firma file.

A questo punto la pratica e’ stata scaricata nella cartella di rete O:\PRTELE\DATI ed è pronta per la firma, come si può vedere nella maschera sottostante

Gestione >Allegati



















In questa sede è possibile stampare la distinta (menu in alto "stampa distinta") e chiudere la pratica con l'apposito tasto File:Chiudi fedra.jpg.

Preparazione distinta comunica

E' ora necessario avviare la sessione comunica per poter creare la distinta della Comunicazione Unica (richiesta obbligatoriamente dalla Camera di Commercio).

Entrare nella piattaforma IAM delle Rete Unitaria del Notariato con le proprie credenziali e selezionare la voce "Servizi on-line" (menu in basso a destra) e poi "Adempimenti telematici"

Gestione >Allegati
Adempimenti telematici










Entrare in Infocamere - PRATICHE e spostarsi nel box "SPEDIZIONE"

Gestione >Allegati
Spedizione telematica










Avviare il Comunica dall'apposito link in giallo ed attendere il caricamento del plug-in Java.
Sarà possibile utilizzare l'applicazione nel momento in cui apparirà la finestra

Gestione >Allegati
Avvio Comunicazione Unica








Per creare la distinta è necessario svolgere le seguenti operazioni:

- Schiacciare il testo File:Creacom.jpg
- Indicare la tipologia di pratica che si vuole trasmettere e fare "successivo"

Gestione >Allegati
Tipologia pratica

















- Se la pratica NON è un Reinvio lasciare disattivato il check Reinvio Pratica e fare subito "successivo"

Gestione >Allegati
Preparazione Distinta Comunica









- Evidenziare la pratica che appare a video (precedentemente scaricata da fedra) e schiacciare FINE

Gestione >Allegati
Preparazione Distinta Comunica











- Compilare tutti i campi contrassegnati con un quadratino rosso (indica che sono obbligatori) come ad esempio la PEC o l'indirizzo del dichiarante

Gestione >Allegati
Pratica completa












Nel caso in cui si abbia una costituzione di società è necessario inserire anche i file della richiesta di assegnazione codice fiscale
e P.IVA spuntando la voce "Agenzia Entrate" ed allegando i files .INV e PDF.P7M

- Assicurarsi che tutti i campi siano stati correttamente compilati, dopodiché schiacciare il tasto File:Salva com.jpg in alto a sinistra

- Per controllare la correttezza dei dati immessi utilizzare l'apposito tasto File: Controlla com.jpg. Se la pratica risulta errata apparirà il messaggio "Pratica con errori" scritto in rosso: leggere il dettaglio e procedere alla correzione (in questo caso è necessario uscire dalla schermata senza salvare); se invece l'esito è positivo apparirà il messaggio "Pratica corretta", confermare dando OK.

Gestione >Allegati
Pratica corretta






- Schiacciare infine il tasto File:Prepara com.jpg per creare la distinta comunica. L'applicazione chiede se si vuole effettuare o meno la firma: impostare l'opzione Desidero firmare la distinta in un secondo momento (sarà possibile firmare i files direttamente da gestione allegati)

Gestione >Allegati
Richiesta di firma comunica








- La maschera informa l'utente che la distinta ora si chiamerà XXXXXXX.CUI.PDF

Gestione >Allegati
Creazione Distinta Comunica









e che è necessario apporre la firma agli allegati prima di spedire.
- Schiacciare FINE: è stata ora conclusa la creazione della distinta comunica

Gestione >Allegati
Creazione Distinta completata









A questo punto è necessario firmare gli allegati della pratica: ridurre ad icona il COMUNICA e rientrare nell'applicazione GESTIONE ALLEGATI.
Andare nel menu in alto PRATICA TELEMATICA e scegliere la voce visualizza archivio pratiche telematiche.

Gestione >Allegati
Elenco pratiche








Selezionare la pratica che interessa e cliccare OK.

Gestione >Allegati
Visualizzazione file pratica scaricata













Con il pulsante Vedi è possibile visualizzare la distinta, l'atto ed eventuali altri allegati.

Gestione >Allegati
Apertura file distinta comunica e fedra











A questo punto si puo’ procedere alla firma per i files PDF/A, (gli XML,invece, non vanno firmati).
Al termine chiudere il programma con la X rossa in alto a destra (non fare più CHIUDI PRATICA COMPLETA DI FIRME).

Il Nuovo Software di Firma eSign

Configurazione per l'utilizzo di eSign

Gestione Allegati
configurazione eSign





Per impostare eSign come programma di firma predefinito, aprire la maschera di configurazione dal menù Archivio/Configurazione del programma Gestione Allegati.
Nella sezione Secursign mettere la spunta su eSign. (Gestione Allegati propone già il percorso di default del programma)
(eseguibile isign.exe). Nel caso il programma fosse installato in una cartella diversa sarà possibile utilizzare il tasto per sfogliare il computer ed identificare il programma isign.exe.






File:info verde.jpg Per il corretto funzionamento della firma è necessario configurare il programma seguendo le indicazioni dei parametri all'interno di E-sign

Utilizzo di eSign

Il nuovo software di firma eSign permette di eseguire la firma di più files contemporaneamente, inserendo il PIN di firma una sola volta.
La modalità di firma con eSign è sostanzialmente invariata rispetto alle altre modalità ad eccezione della possibilità di eseguire una selezione multipla di files da firmare.

Gestione Allegati
Attesa Firma



Vista questa possibilità di firma multipla, l'esecuzione di eSign presenta una maschera intermedia durante la procedura che riepiloga l'elenco dei files da firmare ed attende l'inserimento del PIN di firma.
Dopo aver selezionato il file o i files da firmare, lanciare la funzione di Firma.
Il programma presenterà una maschera riepilogativa ed attenderà l'esecuzione della procedura di firma attraverso eSign.
Durante la visualizzazione della maschera di attesa sarà possibile

  • attendere l'esito della procedura di firma e quindi confermare il tasto Conferma Firme che si abilita al termine della procedura di eSign
  • Annullare la procedura di firma premendo su Annulla.

Come eseguire selezioni Multiple

Gestione Allegati
Avviso file già firmati





Utilizzare i tasti SHIFT e CTRL durante la selezione dei files per eseguire una selezione multipla di files da firmare.

ATTENZIONE ! Selezionando un file già firmato, il programma
farà applicare la firma al file firmato e non
al file originale. (Seconda Firma).
La presenza di files firmati nella selezione viene
segnalata da un avviso.

Spedizione della pratica con comunica

Riaprire la sezione comunica precedentemente ridotta a icona: l'applicazione mostra la casella "NUOVE" che ora appare vuota.
Per poter spedire si deve prima premere il tasto File:Aggiorna com.jpg e spostarsi poi in "PRONTE PER L'INVIO".
In questo modo il comunica aggiorna lo stato della pratica passando da "IN ATTESA DI FIRMA" a "IN SPEDIZIONE".
Ora non resta che inserire la tassazione per il Registro Imprese e la modalità di assolvimento del bollo: utilizzare quindi il tasto File:Importi com.jpg

Gestione >Allegati
Inserimento tassazione








Successivamente schiacciare il tasto File:Invia com.jpg per procedere alla spedizione: rispondere "successivo" alla richiesta di visualizzazione degli importi (è consigliabile impostare la voce "non desidero rivedere gli importi") e poi fare "FINE".

Gestione >Allegati
Visualizzazione tassazione









Attendere l'avanzamento della spedizioneFile:Avanzamento spedizione.jpg

fino a quando non apparirà la seguente maschera: File:Spedizione com.jpg.

la Pratica è stata ora spedita in Camera di Commercio.
Uscire dall'applicazione COMUNICA con il tasto File:Esci com.jpg ed attendere la mail dell'evasione della pratica per considerarla definitivamente CHIUSA.

File:Info verde.jpg nel caso in cui il COMUNICA risulti bloccato o non visualizzi la pratica - quando viene ricaricato per la 
spedizione - è consigliabile CHIUDERE le applicazioni Comunica e Telemaco e rientrarvi dopo alcuni minuti per permettere il refresh 

Le funzionalità per il titolo digitale

Al fine di agevolare le funzioni di firma dei titoli digitali, sono state introdotte nel programma delle funzionalità per permettere l'archiviazione (in cartelle dedicate) e la firma dei files PDF/A da allegare agli adempimenti unici come TITOLI DIGITALI.
E' necessario quindi seguire le indicazioni sottostanti per la preparazione dei files da inserire poi nell'adempimento unico, nella sezione Titolo Digitale.

File:Info verde.jpg ATTENZIONE! E' importante scaricare l'ultima versione dell'applicazione Gestione Allegati.

Le cartelle interessate, sono definite "Titoli Digitali" e possono essere gestite dalla funzione Cartelle di Gestione Allegati:.

Nella nuova versione del programma indirizzata alla gestione
dei titoli digitali, le funzioni di gestione delle cartelle
presenti nel tasto "Cartelle", sono state duplicate anche nel 
menù principale, rispettivamente alle voci:
* Pratica Telematica
* Adempimento Unico
* Titolo Digitale
  • Titoli Digitali: Visualizzazione dei files PDF/A arcihviati sia con che senza le firme. (i files completi di firma vengono visualizzati con una icona verde, quelli in attesa di firma con una icona rossa).
  • Titoli Digitali da Firmare: Visualizzazione dei files PDF/A non ancora firmati.

Generazione dei titoli

Per la generazione dei titoli digitali si può utilizzare la stessa procedura adottata per la creazione degli allegati Infocamere.

Archiviazione

In fase di archiviazione sarà sufficiente specificare come destinazione titolo Digitale ed inserire il numero di repertorio riferito a quell'atto che servirà ad identificare univocamente la cartella di archiviazione.

Applicazione della Firma

Dopo aver archiviato i files con il loro numero di repertorio e possibile applicarvi la firma dal menu Titolo Digitale - Titoli Digitali da firmare.

Una volta firmati tutti i files, il programma automaticamente suggerisce
(link in basso a sinistra in gestione allegati) la trasformazione della cartella in Firmati.

Controllo delle pratiche da firmare

Sfogliando le cartelle Titoli Digitali da Firmare è possibile identificare le pratiche sulle quali deve essere apposta la firma.

Cambio Stato di una cartella

In caso di cancellazione o sostituzione di documenti è sempre possibile, con il tasto Cambia della maschera di riepilogo delle cartelle, impostare la cartella come Firmata o da Firmare.

Suggerimenti

Per il corretto funzionamento dell'applicazione Fedra è necessario installare la versione 6.50.20 aggiornata e il Plug-in normalizza 0.05.0006 (controllare comunque eventuali nuovi aggiornamenti).
Per il Comunica Impresa, invece, è necessario installare il Java jre-6u2-windows-i586-p ed il Java 2 Standard Edition v. 1.3.1-13.
Per qualsiasi problematica o dubbio nelle applicazioni FEDRA e COMUNICA è possibile contattare la Camera di Commercio di zona o la InfoCamere al numero 199 502 010, oppure consultare il sito http://wiki.mi.camcom.it.

Strumenti personali