Facile!Mail

Da SIS Group Manuali.

Facile! Mail è un client mail pensato per rispondere a tutte le esigenze di gestione della posta elettronica centralizzata di un'azienda.

Facile!Mail
Maschera Principale

Facile!Mail è inoltre un client in grado di integrarsi completamente alla suite Facile!Business, ma facilmente utilizzabile anche al di fuori questa.
Facile!Mail basa il suo funzionamento sulla stessa base di dati dell'ambiente di Facile!Business.


Indice

Caratteristiche

- Possibilità di associare ad una mail un' anagrafica
- Possibilità di associare ad una mail un numero pratica
- Possibilità di associare ad una mail delle note
- Possibilità di gestire account mail condivisi da più utenti
- Possibilità di associare ad una mail categorie personalizzabili
- Possibilità di gestire "caselle interne"

Le Caselle di Posta

Facile!Mail
Caselle di posta


Le caselle mail vengono aggiunte nel programma Facile!Configurazione. Possono essere caselle interne, quindi in grado di inviare e ricevere mail SOLO ad utenti di Facile!Mail, oppure caselle collegate ad un server Mail con protocollo POP/SMTP.
Le caselle sono selezionabili tramite il menu a tendina. L'ultima voce di questo menu raggruppa tutte le caselle personali dell'utente (Le mie caselle personali).


Casella predefinita

E’ una casella personale che verrà utilizzata dalla suite come account predefinito per l’invio di mail. Se un utente non ha una casella predefinita, Facile!Mail utilizza il servizio Posta di Windows (MAPI).
La casella predefinita è la casella personale nella quale l’indirizzo di posta coincide con quello inserito nella scheda utente di Facile!Business.

Casella Interna

E' una casella che non si appoggia ad un server POP/SMTP.
Le caselle interne possono inviare e ricevere messaggi solo da altre caselle interne.

Indirizzi Interni

L'invio di una mail tra due caselle di Facile!Mail avviene senza generare traffico internet.
Facile!Mail diventa quindi un semplice strumento di messaggistica interna.
Gli invii interni hanno come destinatari il nome stesso della casella di destinazione, senza quindi il dominio:
"Amministrazione" <amministrazione> - "Dott. Rossi Mario" <rossi.mario>.


Finestra Principale Ver.3.0

Nella finestra principale di Facile!Mail sono contenuti gli strumenti per la consultazione, creazione e gestione delle mail arrivate alle caselle di Facile!Mail.

Facile!Mail
Maschera Principale

Facile!Mail non utilizza la classificazione ad albero (con cartelle e sottocartelle) tipica di alcuni client di posta.
Grazie all’integrazione con le informazioni di Anagrafica e Pratica, la reperibilità dei messaggi è garantita dalle funzioni di scheda pratica e scheda cliente.
La classificazione a cartelle è pertanto legata al tipo di messaggio (in uscita o in ingresso) e non al suo contenuto informativo.





Cartelle in ingresso

Permettono di vedere i messaggi arrivati alla casella mail selezionata.
I messaggi sono classificati in :

  • Da Leggere: I messaggi non ancora aperti o marcati come non letti;
  • Letti: I messaggi aperti o marcati come letti;
 Facile!Mail non mette il messaggio "Letto" in modo automatico. E' necessario impostare lo stato di "Letto" dalla finestra del messaggio.
  • Posta In Arrivo: Messaggi letti, da leggere o da verificare (impostare il parametro relativo nel programma di configurazione);
  • Da Verificare: Il sistema non riconosce come attendibile l'indirizzo del mittente. Per fare in modo che l'e-mail arrivata da quell'indirizzo venga considerata accettata bisogna che si inserisca l'indirizzo nell'anagrafica o come oggetto di una regola;
La visualizzazione dei messaggi da verificare nella cartella
Posta in Arrivo deve essere impostata nei parametri utente 
dal programma Facile!Configurazione.

In Corso

Sono le cartelle per l’organizzazione del proprio lavoro.

  • Prioritari: Può essere usata per inserire messaggi che devono essere gestiti il prima possibile
  • In Carico: L’utente può spostare in questa cartella le mail ritenute "attività" personali da svolgere. L’operazione è possibile per caselle personali e condivise.La cartella in Carico è lo strumento principale per il coordinamento delle caselle condivise.
    Gli amministratori delle caselle condivise possono metterein carico di altri utenti le mail.
  • Bozze:Messaggi di posta elettronica creati e mai inviati. Se aperti permettono di eseguire l’invio, come se fosse un nuovo messaggio.

In Uscita

Le cartelle in uscita riguardano i messaggi creati e destinati all’esterno, verso i clienti o verso altre caselle interne.

  • Marketing: Contiene le mail generate da una mail associata ad un job marketing.
  • In Uscita: Messaggi pronti alla spedizione
Per annullare l’invio di un messaggio "in uscita" spostarlo nella cartella Bozze. Sarà possibile modificarlo e rinviarlo.
  • Inviati: Messaggi spediti
  • Errori: contiene le mail non spedite per problemi di connessione con il server SMTP. Gli eventuali errori sono visualizzabili nel log del messaggio
Per reinviare un messaggio presente nella cartella 
Errori è sufficiente spostarlo nelle bozze e 
successivamente aprirlo per confermare l'invio

Archivio

  • Archiviati: Messaggi letti e ritenuti utili ai fini della ricerca storica;
  • Conferme Lettura:Cartella che contiene le conferme di lettura ricevute. I messaggi ritenuti conferme di lettura vengono automaticamente archiviati in questa cartella, senza passare da posta da leggere.
    Le conferme di lettura vengono identificate da apposite parole chiave, dalla gestione liste.

Cestino

Contiene le cartelle relative ad eliminazione messaggi e filtro anti-spam.

  • Indesiderati: Messaggi di posta classificati come "indesiderati" dal servizio Antispam
  • Eliminabili: Messaggi di posta eliminati da utenti non responsabili della casella condivisa. Posso essere spostati nella cartella Eliminati solo da utenti Responsabili (amministratori) della casella condivisa.
  • Eliminati: Messaggi di posta eliminati. Per eliminare definitivamente i messaggi del cestino è necessario eseguire la funzione di Strumenti: Compattamento casella.

Cartelle Telefonino

Contengono i messaggi letti da palmari connessi con il servizio Servizio InviaRicevi
Le Cartelle telefonino vengono utilizzate in funzione del parametro usa cartelle telefonino della Casella mail.

Cartella Azioni

Contiene delle voci che fanno riferimento a comandi presenti nella barra degli strumenti.
- Nuova Mail; permette di creare una nuova mail
- Rispondi; permette di creare una nuova mail in risposta alla mail selezionata
- Rispondi a Tutti; permette di creare una nuova mail in risposta a tutti i destinatari della mail selezionata
- Inoltra; permette di inviare la mail selezionata a un indirizzo non compreso nei destinatari della mail selezionata
- Abbina Anagrafica; permette di abbinare un Anagrafica alla mail selezionata
- Mostra Note; permette di visualizzare le note della mail selezionata se presenti

Un Breve Riepilogo e qualche suggerimento

  • La cartella "Da Verificare" dovrebbe nel tempo ricevere sempre meno messaggi, perché il corretto uso di Facile!Mail consiglia di classificare in anagrafica i mittenti di ogni Mail
  • Le cartelle "Da Leggere" e "Letti" devono essere mantenute leggere spostando le mail nella cartella attinente:
    • Prioritari se la mail è da processare quanto prima
    • In Carico se la mail è da processare senza urgenza
    • Archiviati se la mail non è da processare ma era solo informativa.
    • Conferme di Lettura se è una semplice conferma (il trasferimento può essere automatizzato con le regole della funzione "liste")
  • I responsabili delle caselle condivise devono tenere vuota la cartella Eliminabili, che viene popolata dalle eliminazioni degli utenti non responsabili di casella
  • Il Mass-Mail o comunque l'invio di numerose mail può essere gestito con la cartella Marketing, cartella di parcheggio delle mail in uscita.

Barra superiore degli Strumenti

Facile!Mail
Barra degli Strumenti

La barra degli strumenti permette di agire sulle mail selezionate nella griglia di visualizzazione delle mail della finestra principale.

Nuova Mail

Il tasto permette di creare una nuova mail passando alla finestra del dettaglio mail.

Invia/Ricevi

Il tasto Facile!Mail avvia il collegamento con il server POP\SMTP per il prelievo e l’invio delle mail della caselle associate all'utente per lo scarico.
L’invio e la ricezione delle mail viene effettuata da un programma a parte (Facile!InviaRicevi) che troviamo nella tray bar e che si avvia alla partenza di Facile!Mail.

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Icona Invia Ricevi

L’esecuzione di questa operazione di invio e ricezione viene effettuata automaticamente (parametrizzabile vedi menu a tendina associato) dal programma suddetto oltre che ogni volta che viene premuto il tasto Invia/Ricevi.
La chiusura del programma avviene forzatamente o con il tasto destro del mouse sulla system tray (in basso a destra vicino l'orario) oppure con l'apposita funzione reperibile dal menu a tendina. Le caselle per le quali avviene la procedura di Invio e ricezione sono le caselle mail associate all'utente per l'invio.

Rispondi

Il tasto Facile!Mail crea una nuova mail contenente il corpo della mail selezionata e indirizzata al mittente della stessa.

Rispondi a tutti

Tasto Facile!Mail.Viene creata una nuova mail contenente il corpo della mail selezionata indirizzata al mittente e agli indirizzi per conoscenza della stessa.

Inoltra

Crea una nuova mail contenente corpo e allegati della mail selezionata senza compilare indirizzi di destinazione.

Sposta in

Permette di spostare la mail selezionata in una cartella diversa da quella nella quale si trova attualmente. Cliccando sull’icona a fianco del pulsante si accede al menù a discesa per la scelta della destinazione.

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Tasto "Sposta In"

Le voci del menù di "Sposta in" permettono di accedere ai seguenti comandi che vanno ad agire sulla mail selezionata:
- Segna come da leggere: sposta la mail selezionata nella casella "Da leggere"
- Segna come letto: sposta la mail selezionata nella casella "Letti"
- Prendi in carico: sposta la mail selezionata nella casella "In carico"
- Archivia: sposta la mail selezionata nella casella "Archiviati"
- Bozza: sposta la mail selezionata nella casella "Bozze"
- Conferma di Lettura: sposta la mail selezionata nella casella "Conferme lettura"
- Indesiderato: sposta la mail selezionata nella casella "Indesiderati"
- Elimina: sposta la mail selezionata nella casella "Eliminati"

Allegati

Permette di selezionare ed eventualmente aprire gli allegati della mail selezionata tramite un menù a discesa.

Abbinamenti

Permette di abbinare i messaggi selezionati a una specifica categoria, a una pratica o a una anagrafica.

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Tasto Per Abbinamenti

Il menù permette di accedere alle seguenti opzioni\comandi:

- Abbina Anagrafica: permette di abbinare alla mail selezionata una anagrafica scegliendola tramite apposita finestra di ricerca
- Abbina Pratica: permette di abbinare alla mail selezionata una pratica scegliendola tramite apposita finestra di ricerca
- Categoria: permette di abbinare alla mail selezionata categoria (solo selezionando mail appartenenti alla stessa casella mail)
- Sposta nella Casella: permette di spostare un messaggio di posta da una casella ad un’altra. La funzione è utile quando si desideri ad esempio, spostare in una casella condivisa un messaggio ricevuto su una casella personale (Una richiesta di assistenza oppure una richiesta amministrativa)
- Rendi Privata/Pubblica: permette di rendere pubblica una mail privata e viceversa a seconda dello stato iniziale della mail selezionata
- Telefonino: permette di impostare il messaggio come già scaricato sul telefonino o "da scaricare". I messaggi "da scaricare" presenti nella cartella "Da leggere vengono inviati al telefonino".
- Abbina selezionate ad anagrafica: forza l’abbinamento dell’anagrafica cliente alla mail in base all’indirizzo mail del mittente (viene effettuata una ricerca nell’archivio anagrafico)

Anagrafica

Permette di accedere alla maschera di ricerca dell’archivio anagrafico, contenente schede informative di Clienti e Persone. E’ qui che vengono inserite tutte le informazioni da collegare ad indirizzi mail.

Liste

Permette di accedere alla finestra per la gestione delle mail indesiderate (Spam), delle white list e delle regole "conferma di lettura".

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Gestione Liste

Facile!Mail classifica i messaggi di posta non appena scaricati dal server POP, distribuendoli nelle cartelle:
- Da leggere: contiene mail riconosciute sicure (il mittente è presente in anagrafica o in White List.
- Da Verificare: contiene messaggi il cui mittente non risulta nell’archivio anagrafico ma non è presente nella black list.
- Indesiderati: contiene mail identificate come nocive, perché il mittente o il suo dominio sono presenti in black list
- Conferme di Lettura: contiene mail identificate come conferme di lettura secondo le regole contenute in gestione liste

White list

Contiene indirizzi mail e domini di mittenti che, anche se non presenti nell’anagrafica del Facile!Business/Facile!Studio, sono da considerare attendibili. Le mail di mittenti in White List vengono messe nella cartella "Da Leggere".

La white list deve essere utilizzata per censire mittenti abituali per i quali non è necessario il censimento in anagrafica.
Ad esempio, siti come "expedia", inviano mail da indirizzi mail variabili ma sempre riferiti al dominio expedia.it.
33332222@expedia.it, 123123@expedia.it, per i quali è opportuno aggiungere in "white list" il dominio expedia.it'.

Black list

Contiene indirizzi mail e domini di mittenti ritenuti SPAM. Le mail dei mittenti in Black List vengono messe nella cartella Indesiderati.
Le mail dei mittenti non trovati nell’anagrafica né in white list, né in black list vengono messe nella cartella "Da Verificare". Con l’uso del tasto destro sulla mail, l’utente potrà decidere se inserire i mittenti nelle liste antispam.

Parole chiave

I messaggi "da Verificare" vengono sottoposti a un controllo sulle parole contenute nell’oggetto del messaggio stesso. Se una delle parole inserite nella lista "parole" del servizio Antispam viene trovata, il messaggio è considerato "Indesiderato".

Parole chiave fax

Funzione Dismessa a seguito della sezione di automazione FAX contenuta nel programma di configurazione.

Parole chiave conferme di lettura

Se l’oggetto della mail contiene una delle parole chiave definite, viene spostato automaticamente nella cartella "Conferme di Lettura".

Barra degli strumenti

In Facile!Mail esiste una barra degli strumenti, comune anche a Facile!Business/Facile!Studio, che da accesso ad una serie di funzioni utili alla gestione delle informazioni. Di seguito vediamo nel dettaglio quali sono queste funzioni.

Cerca

Ogni scheda di Facile!Mail permette di effettuare ricerche. Premendo il tasto "Cerca" viene effettuata una ricerca secondo i parametri impostati nell’apposito pannello.

La ricerca base permette di selezionare un intervallo di date e la casella da consultare.

Utilizzando il tasto destro sull'elenco delle caselle è possibile eseguire un test di connettività
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Ricerche
Premendo il pulsante "Avanzate" il pannello si allarga dando la possibilità di inserire informazioni per una ricerca più mirata rispetto alla modalità semplice, viceversa per tornare alla situazione iniziale basterà premere il pulsante "Semplici".
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Intervallo Date

Nelle possibilità di ricerca avanzata troviamo: anagrafica, codice pratica, Codice mail. In carico (utente che ha in carico l'e-mail), Categoria, Agente, Max (numero delle e-mail visualizzate nell'ambito di ricerca), Oggetto/Testo, Destinatario, Mittente, il check "Tutte le cartelle" è l'ambito di ricerca su tutte le cartelle della casella di posta. L'intervallo di date per la ricerca può essere selezionato da un menù con preimpostati degli intervalli standard, oppure scegliendo "data libera" è possibile inserire manualmente un intervallo di date.



Vi sono inoltre una serie di facilitazioni nell’utilizzo dei campi per le date a cui l’utente può accedere attraverso l’inserimento di caratteri alfanumerici.

 Se la ricerca è in modalità semplice, eventuali dati presenti nella sezione avanzata non vengono considerati.

La ricerca viene avviata dal Tasto Cerca della barra strumenti.

Strumenti

Dal menù del bottone “Strumenti” è possibile accedere ad alcune opzioni di visualizzazione.
In dettaglio:
- Aggiorna: Aggiorna la visualizzazione delle mail in elenco
- Compatta Casella: Cancella, previa richiesta di conferma, tutte le e-mail presenti nella cartella Eliminati

Facile!Mail
Menu strumenti

- Mail collegate: permette di visualizzare le mail collegate con qualche relazione a quella evidenziata nell'elenco (risposte, inoltri...ecc..)
- Solo Intestazioni: E' la funzione che permette di caricare l'elenco delle e-mail senza allegati e testo solo nel selezionare l'e-mail il programma mostra tutto il contenuto, funzione che permette una selezione molto veloce.
- Mostra Comandi: Apre una finestra con le scorciatoie per accedere alle funzioni principali:

  • <ENTER>: Apre messaggio
  • <CTRL+A>: Archivia messaggio
  • <CTRL+C>: Prendi in carico
  • <CTRL+CANC>:Elimina messaggio
  • <CTRL+L>:Segna messaggio come letto

- Anteprima TIFF: Questa funzione dà la possibilità di mostrare la visualizzazione automatica del file allegato in formato TIFF (funzione molto utile nel caso di fax server).
- Anteprima PDF: Questa funzione dà la possibilità di mostrare la visualizzazione automatica del file allegato in formato PDF (funzione molto utile nel caso di fax server).
Vuota Cache: Permette di eliminare tutti i files della cache locale
Prepara Cache: Legge dal server e crea nella cache locale del computer il body delle email presenti nell'elenco attualmente visualizzato. L'operazione potrebbe richiedere del tempo in base alla velocità della rete, al numero di email presenti nella lista ed alla dimensione delle email stesse
- Verifica incrociata con Job Marketing: la funzionalità permette di eseguire un controllo tra le anagrafiche presenti in un job marketing e le anagrafiche associate (quindi non gli indirizzi mail ma la anagrafica associata) alle mail che appaiono nel filtro. Ogni anagrafica presente nel Job marketing che non è presente nell'elenco mail viene segnalata. Vedi Esempi

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Anteprima Dettagliata
Facile!Mail
Anteprima Dettagliata

Stampa

Premendo il pulsante “Stampa” viene avviata la stampa associata alla scheda nella quale si sta lavorando. Dal menù del pulsante “Stampa” è inoltre possibile accedere ad alcune opzioni collegate all’operazione, che sono nel dettaglio:

- Stampa Con: permette di scegliere una stampa personalizzata o, eventualmente, con nome diverso da quella di default
- Personalizza Stampa: apre un editor con il quale è possibile modificare stampe esistenti o crearne ex-novo
- Anteprima Dettagliata: visualizza un anteprima della stampa della mail selezionata nella griglia della scheda. La stampa in questione è personalizzabile tramite modulo html
- Stampa Dettagliata: stampa la mail selezionata senza visualizzare l’anteprima

Facile!Mail
Personalizzazione Stampa

Personalizzazione Stampe

Facile!Mail fornisce uno strumento per la modifica delle stampe che può essere utilizzato per rapide personalizzazioni di quelle esistenti, o per la creazione di nuove stampe. Con questo strumento è semplice modificare le stampe utilizzate aggiungendo loghi, o cambiando, per esempio, l’ordine delle informazioni visualizzate. Per effettuare personalizzazioni dei report bisogna seguire un corso specifico o contattare l'assistenza Grupposis per avere supporto.

Le Schede

Come per la Facile!Business/Facile!Studio, anche Facile! Mail permette l’apertura simultanea di più schede con diversi criteri di filtro. Cliccando l’icona della cartella aperta () è possibile aprire una nuova scheda. Ogni scheda permette di eseguire ricerche semplici o complesse sull’archivio dei messaggi di Posta.

Le Categorie

Ogni casella di posta permette la classificazione dei messaggi in categorie e la conseguente visualizzazione in base ad una di queste.

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Categorie

La lista delle categorie è personalizzabile dalla maschera del dettaglio mail. Le categorie possono essere strutturate in sottocategorie utilizzando il separatore “.” fra categoria e sottocategoria.
Esempi: Mezzi di trasporto.automobili, Mezzi di trasporto.treno, Mezzi di trasporto.aereo.



Ordinamenti e Raggruppamenti

Facile!Mail
Raggruppamento

Ordinamento

Cliccando in corrispondenza delle colonne della griglia è possibile avere in ordine ascendente o discendente i messaggi di posta. Cliccando nuovamente sulla colonna l’ordine viene invertito.
L’ordinamento viene salvato alla chiusura della scheda e abbinato alla coppia “Casella/Scheda”, ogni casella e ogni scheda hanno quindi un proprio ordinamento di default.
Un ordinamento molto utile è dato dalla colonna "Data Scarico/Invio" che si differenzia dalla colonna data che è legata alla creazione vera e propria dell'e-mail da parte del mittente.

Raggruppamento

E’ possibile avere una vista raggruppata per colonna, premendo il tasto destro del mouse in corrispondenza delle intestazioni della griglia.

Anteprima Messaggio

Selezionando una mail dalla griglia di visualizzazione di Facile! Mail è possibile visionare l’anteprima del corpo della mail nel riquadro immediatamente sottostante.

Facile!Mail
Anteprima Messaggio

Selezionando o deselezionando dal menù Strumenti la voce “”Solo Intestazioni” è possibile velocizzare (consigliato nel caso di utilizzo in remoto) lo scarico dei messaggi dal server, limitandosi a una anteprima con il solo contenuto testuale Se il flag “Solo intestazioni” non è selezionato in anteprima viene visualizzato il contenuto HTML e le eventuali immagini contenute nel messaggio.
In caso contrario in anteprima viene visualizzato solo il contenuto HTML del corpo del messaggio (Eventuali caratteri non ANSI o esteri potrebbero essere visualizzati incorrettamente). L’apertura del messaggio permetterà di vedere il contenuto integrale della mail.

Log Messaggio

Quando ad un messaggio viene cambiato lo stato, viene aperto in anteprima di stampa, stampato o viene spostato in altre caselle, il sistema traccia data, ora e utente che ha eseguito l'operazione.
Le modifiche possono essere visualizzate con la funzionalità "Mostra Log Messaggio" accessibile dal tasto destro sulla griglia delle mail.

Nel log messaggio vengono inseriti anche eventuali errori in fase di invio (Messaggi nella cartella Errori).

Mail Collegate

Facile!Mail cerca di collegare le mail di risposta e di conferma di lettura alla mail originaria.
Se il collegamento è possibile (dipende dal client di posta del destinatario), con la funzione "Mail Collegate" dal tasto destro sulla griglia delle mail è possibile visualizzare la storia della mail.

Telefonino

Facile!Mail
Telefonino

Sono disponibili due funzioni applicabili al messaggio evidenziato, una imposta che tale e-mail non venga scaricata dal telefonino e l'altra che tale e-mail venga messa a disposizione anche del telefonino.
- Scaricata (non viene reinviata): Le e-mail destinate al telefonino sono scaricate nel Facile!Mail senza reinviare la copia al telefonino stesso.
- Non scaricata (viene reinviata se "da leggere"): Le e-mail destinate al telefonino sono scaricate nel Facile!Mail e reinviate in copia al telefonino se rimangono come "da leggere".

Note nelle Mail

Per coordinare le informazioni tra caselle condivise oppure per annotare informazioni personali nei messaggi di posta, è possibile inserire delle “note mail” che verranno conservate nell’archivio ma MAI inviate ai destinatari.
La presenza delle note sono evidenziate dalla scritta su sfondo giallo: file:presenti_note.jpg

Dall’anteprima è possibile consultarle cliccando in corrispondenza del link “Mostra Note Mail”, dal dettaglio del messaggio è possibile modificarle.

Composizione e Visualizzazione dei Messaggi

I messaggi mail vengono composti e visualizzati nella maschera “Dettaglio Mail”. La maschera dettaglio viene visualizzata in sola lettura e con i dati del mittente esterno per i messaggi in ingresso, in modifica e con i dati del destinatario eseguendo “nuova mail”, “Rispondi”, “Rispondi a tutti”, “Inoltra” oppure aprendo una “Bozza”.

Dettaglio Mail

Facile!Mail
Dettaglio Mail

E’ la finestra principale di lavorazione della singola mail e del suo contenuto. Oltre alle informazioni normalmente contenute in una mail nella finestra del dettaglio è possibile visualizzare i seguenti dati:
- Categoria;
- Anagrafica: permette di associare alla mail un codice Anagrafico contenuto;
- Job Mark:in caso sia compilato la mail è stata generata da Facile! Marketing e fa parte di un Job Marketing di cui porta il nome;
- Cod. Mail: contiene un numero che è l’identificativo univoco della mail generato automaticamente dal programma. Il numero viene visualizzato una volta che la mail è stata confermata (inviata o salvata nelle bozze);
- Mail Privata: questo check selezionato identifica la mail come privata e la renderà visibile solo al destinatario della stessa;
- Pratica: permette di associare la mail a una pratica di Facile!Business rendendola disponibile nel programma nelle sezioni dedicate;
- Note Mail;
- In Carico Da: visualizza l’utente di Facile! Mail che ha in carico la mail;
- Controllo Ortografico: Questo tasto consente l'avvio del controllo ortografico nel testo del messaggio.
- Crea Anagrafica/Contatto: Permette la creazione di anagrafiche o contatti dagli indirizzi email.
Gli strumenti dell'editor permettono tra le funzioni di formattazione di selezionare il font, colore e dimensione che viene salvato come predefinito alla chiusura dell'e-mail.


Associazione MultiAnagrafica

L'associazione di una mail a più anagrafiche è disponibile dalle versioni Giugno 2013.
Questa opzione permette di associare una mail ad altre anagrafiche oltre a quella principale e di includere pertanto queste mail nella ricerca per Cliente

  • Nel caso di nuova mail, dopo aver premuto INVIA viene presentata una maschera per aggiungere o modificare le anagrafiche secondarie. La maschera in modo automatico propone l'aggiunta delle anagrafiche determinate dal valore dei campi A,CC,BCC.

Per visualizzare la maschera di associazione è necessario:

  • Che il sistema sia predisposto alla gestione del Multianagrafica e che quindi:
    • dal programma di configurazione sia stata fatta almeno 1 volta la manutenzione della tabella di collegamento
    • dal programma di configurazione sia stata attivata la gestione delle anagrafiche multiple nei parametri di Posta Elettronica
  • Che l'utente prema sul tasto anagrafiche prima di eseguire l'invio. (il pulsante premuto si presenta con il carattere in grassetto).

Confermando la maschera l'associazione viene salvata, annullando l'associazione non viene salvata ma la mail viene comunque inviata.

  • Nel caso di mail già presenti è possibile modificare le anagrafiche ad essa abbinata con il pulsante che cambia dicitura tra:
    • Anagrafiche: Nessuna anagrafica secondaria è associata
    • 1 Anagrafica: E' associata una sola anagrafica secondaria
    • x Anagrafiche: Sono associate x anagrafiche secondarie
L'associazione può essere eseguita anche con l'uso del tasto
destro dalla griglia delle mail.
La funzione è possibile solo se è selezionata una singola mail

Strumenti della maschera della Mail

Nella parte superiore della finestra del dettaglio compare una barra degli strumenti simile a quella che compare nella finestra principale di Facile! Mail. Parte dei bottoni hanno la stessa funzione e permettono di agire sulla mail, altri sono specifici della finestra.

I bottoni che troviamo solo in questa schermata sono i seguenti: Letto (sposta il messaggio nella cartella letti, vedi anche la sezione Barra degli strumenti, Archivia, , Stampa, Anteprima, Elimina, Mail collegate.

Messaggi in Ingresso

Facile!Mail
Barra Mail

I Messaggi in ingresso sono generalmente in sola lettura. E’ però possibile eseguire delle modifiche ai dati presenti quali:
- Eseguendo un doppio click sul campo “oggetto” è possibile modificarne il contenuto.
- L’abbinamento a Pratica e ad Anagrafica
- La Categoria
- L’utente in Carico
- Le Note Mail
- Il job Marketing.

E’ inoltre possibile selezionare la cartella nella quale spostare il messaggio alla chiusura della maschera (funzioni del tasto “Sposta in”) oppure spostare nella casella “Letti” o “Archiviati” con la chiusura immediata della maschera. (Tasti “Letto” e “Archivia”)

Creazione di anagrafiche e contatti dagli indirizzi mail

Facile!Mail
Nuova Anagrafica

E' possibile creare un'anagrafica od un contatto direttamente dalla mail ricevuta utilizzando la funzione Crea Anagrafica/Contatto.
La funzione permette di creare una o più anagrafiche recuperando l'indirizzo mail e l'eventuale nome da tutti i campi delle caselle "A", "CC" della mail ricevuta.

Facile!Mail
Messaggio in Uscita

Messaggi in Uscita

Durante la composizione di un messaggio (se il messaggio viene creato dalle funzioni “Inoltra” o “Rispondi” viene anteposto un riepilogo del messaggio originario) è possibile inserire tutte le informazioni relative ai destinatari (A, CC, CCn), all’oggetto e digitare il testo del messaggio.
Oltre a questo è possibile definire categoria, pratica e l'anagrafica di riferimento o il Job Marketing cui la mail si riferisce.

Scelta Rapida del Destinatario

Premendo CTRL-INVIO sui campi A,CC,CCn, vengono visualizzate le mail presenti nell’archivio Anagrafica e Contatti di Facile!Business/Facile!Studio la cui mail (e non il nome) inizia con la parte di testo inserita.
Scegliendo l’anagrafica cui riferire la mail viene proposto l’indirizzo mail dell’anagrafica in modo automatico (con richiesta di conferma) nel campo “A”.
Ove richiesta la conferma di lettura del messaggio è sufficiente premere sul tasto “Conferma di Lettura”.

Il pulsante "conferma lettura" è proposto automaticamente premuto o rilasciato in funzione della configurazione della casella mail.


Facile!Mail
Scelta destinatari


Scelta Avanzata del Destinatario

Conferma sostituzione indirizzi interni

La maschera permette di recuperare indirizzi mail partendo dal nome di anagrafica e contatto.
Con l’utilizzo della funzione “Indirizzi” è possibile accedere ad una maschera per la ricerca dei destinatari a partire dal nome, siano in anagrafica che nei contatti che caselle interne di Facile!Mail.
Inserendo parte del nome da ricercare e premendo INVIO, verranno proposti tutte le caselle interne, le anagrafiche od i contatti che contengono la parola cercata.
Con i tasti A,CC,Ccn è possibile inserire la selezione nei relativi campi destinatari.
Con il tasto destro su una voce “Anagrafica” è possibile inserire automaticamente tutti i contatti dell’anagrafica stessa nel campo destinatari. Prima di inviare la mail il programma controlla se tra i destinatari sono presenti indirizzi interni ed esterni; in caso positivo chiede se si vogliono modificare gli indirizzi interni con quelli esterni relativi in modo che tutti possano vedere e rispondere ai destinatari della mail (cosa non possibile tra un indirizzo esterno ed uno interno).



Invio a soli indirizzi esterni

Sostituzione indirizzi interni

In determinati casi alcuni utenti del sistema Facile!Mail potrebbero voler ricevere le email a loro destinate sempre nella loro casella internet.
Questo permetterebbe loro di per poter vedere le email ricevute anche tramite dispositivi diversi dal pc o stando all'esterno dell'ufficio.
Nel programma di configurazione è necessario attivare il parametro in Posta Elettronica/Facile!Mail/Generale/Controlla i destinatari interni e li converte in esterni... per attivare la verifica degli indirizzi da parte di Facile!Mail (se il parametro non esiste eseguire Manutenzione/Verifica parametri di configurazione) Una volta attivato il parametro è possibile definire per ogni casella e-mail se deve essere sempre usato l'indirizzo internet o meno (Usa indirizzo "Mail Abbinato" per le mail a me destinate). Quando un utente Facile!Mail crea ed invia una mail con destinatari interni che hanno attivo il flag di conversione il programma converte in automatico gli indirizzi interni in esterni e segnala all'utente l'operazione effettuata.

Il Job Marketing

Facile!Mail
Destinatari Marketing

Ove previsto l’uso del marketing in Facile!Business, è possibile, dopo aver selezionato il Job marketing nella maschera di nuovo messaggio, eseguire la ricerca di tutti i destinatari presenti nel Job Marketing.


ATTENZIONE!
L’invio di una mail abbinata ad un job marketing prevede l’invio di una mail duplicata per ogni destinatario.
Il risultato dell’invio viene allegato nel Log del messaggio originale.

La Firma

Facile!Mail permette di inserire una firma in coda alla mail che si sta componendo in modo manuale, premendo sul tasto File:Firma_fm.jpg.
La firma è in formato HTML con immagini ed è configurabile nel programma di configurazione delle caselle Mail.
Nella configurazione delle caselle mail è possibile definire un insieme di firme aziendali ed una firma personale che appariranno tra le scelte in fase di inserimento.

Annullamento del messaggio

Se l’utente chiude la maschera di nuovo messaggio, potrà scegliere se annullare il messaggio o se salvarlo nelle bozze.

Chiusura programma

La chiusura del programma si effettua con tasto destro del computer nella barra degli strumenti in basso a destra e selezionando l'opzione chiudi. Per avere la chiusura completa bisogna terminare con la stessa procedura il servizio "Invia e ricevi" posizionato nella stessa parte dello schermo.
Alla chiusura il programma verifica se ci sono mail aperte e, nel caso, chiede conferma all'utente

Importazione dei Messaggi di Outlook

ATTENZIONE!
Questa funzionalità è in versione sperimentale e verrà distribuita con l'aggiornamento del mese di giugno 2010

La funzionalità è raggiungibile dalla funzione Tasto Destro - Importa Mail Outlook.
Obiettivo della funzione è quello di importare le mail presenti in una specifica cartella di Outlook trasferendole nella casella e nella cartella corrente, sia al fine della loro archiviazione che della loro spedizione.

Dialogo con Altri Applicativi

Facile!Mail ha la possibilità di interagire con altri applicativi che utilizzano la gestione a pratiche.
il dialogo avviene attraverso due modalità:

  • Modalità HTTP: Facile!Mail si comporta da Server HTTP per integrare informazioni in pagine HTML di altri gestionali
  • Modalità Finestra: Facile!Mail controlla i titoli delle finestre ed identifica l'apertura delle pratiche.
Attivando una delle due modalità, il tasto
Pratica delle ricerche avanzate e del
dettaglio mail, invece di attivare la ricerca
pratiche, precompila il campo "pratica" con il
valore della pratica attiva nel gestionale.

Configurazione in modalità HTTP

  • Impostare in Facile!Configurazione il parametro porta HTTP per integrazione Facile!Mail con Gli applicativi
    . Porta consigliata: 333.

Facile!Mail risponde ad una richiesta HTTP con la seguente sintassi:

http://localhost:333?PRATICA=<numero pratica>

restituendo l'elenco delle mail associate alla pratica in una griglia con i link per l'apertura delle singole mail.
In coda alla tabella viene anche inserito un link che permette di aprire una scheda mail per pratica in Facile!Mail.

Personalizzazione HTTP

I formati di dialogo HTTP sono specificati nei files, presenti nella sottocartella moduli dell'installazione:

  • elencomail.htm: intestazione e chiusura della tabella
  • righemail.htm: riga della tabella.

Come Configurare OA SISTEMI

  • inserire nel formato base HTML del dettaglio pratica il frame di collegamento:

Scarica il Codice Html da integrare nel file dettaglio Pratica

  • scaricare nella cartella del template l'immagine per la cornice:

Scarica l'icona per Notaro Suite

Configurazione in modalità Finestra

  • Verificare la classe della finestra che contiene il numero di pratica con l'applicativo: Scarica Windows Enumerator
  • Impostare i parametri di Facile!Configurazione
    • Classe Finestra da cercare per recupero Numero Pratica
    • Frase Che Precede il Numero di Pratica
    • Frase Che Segue il Numero di Pratica

All'apertura di una pratica, Facile!Mail presenta un fumetto che riassume il numero di mail associate alla pratica e permette di eseguire in automatico il filtro in una scheda mail dei messaggi.

Come configurare con Suite Sapes

  • Classe Finestra da cercare per recupero Numero Pratica: ThunderRT6MDIForm
  • Frase Che Precede il Numero di Pratica: Pratiche - [Pratica
  • Frase Che Segue il Numero di Pratica: -

NOTE OPERATIVE

Come avviene il refresh automatico dell' Elenco Mail

Il refresh automatico dell'elenco mail avviene alcuni secondi dopo la fine di una sessione di Invio/Ricezione Mail da parte del servizio "Invia ricevi", in particolari condizioni:
se:

  • Il parametro Posta Elettronica/Facile!Mail/Avviso Automatico arrivo nuove mail è attivo per l'utente di Facile!Business corrente
  • Facile!Mail non è il programma attivo (non è in primo piano), per evitare che l'aggiornamento elenco mail possa influire sul lavoro dell'utente (rallentamento o spostamento del cursore mentre si sta consultando l'archivio)
  • In modalità LAN (Accesso remoto disattivato), l'aggiornamento automatico riguarda solo la scheda attiva in Facile!Mail. In questa modalità infatti è comunque eseguito un aggiornamento delle mail al cambio scheda
  • In modalità Accesso Remoto, l'aggiornamento avviene per tutte le schede. E' però disattivato l'aggiornamento sul cambio scheda.

In Conclusione

Nella logica di refresh di Facile!Mail si è cercato di tenere in considerazione le esigenze dell'utente che sta operando sull'archivio sia in modalità LAN che Accesso Remoto.

  • Non si fanno aggiornamenti se si suppone che l'utente stia consultando l'archivio
  • Non si fanno aggiornamenti superflui se l'utente è un modalità Accesso Remoto
E' comunque consigliabile eseguire la funzione Cerca
periodicamente durante l'utilizzo del programma.
Tale necessità è legata sia all'eventuale arrivo di nuove
mail, sia al cambio di stato fatto da altri utenti sulle
caselle condivise

Allegati con estensione .DAT

Alcuni client di posta (outlook 2003) o firewall possono inserire nella mail il corpo del messaggio sotto forma di allegato.
In generale l'allegato inserito ha estensione .DAT ma il suo contenuto è HTML.
Facile!Mail considera alcuni allegati .DAT come corpo del messaggio e quindi cerca di presentare in modo corretto il contenuto della mail.
Ad oggi vengono considerati "corpo messaggio" gli allegati con i seguenti nomi:

  • WINMAIL.DAT
  • ATTACHFILE.DAT
  • xxxxx0.DAT, quindi qualsiasi nome che termini con il carattere 0 (zero)
Se si dovesse ricevere una mail con un attach .DAT
è comunque possibile salvare l'allegato cambiando estensione
in .HTML e provare ad aprirlo con un browser

Applicazioni della funzione di verifica associazione con Job Marketing

La funzione è attiva solo nella versione Platinum di Facile!Mail

  • verifica delle conferme di lettura a seguito di un invio marketing
    • eseguire un filtro di tutte le mail di tipo "Conferme di lettura" associate al Job, e verificare con il Job le anagrafiche non presenti
  • verifica sul monitoraggio di eventi generati dall'esterno
    • Creare un job marketing dove inserire tutte le anagrafiche per le quali si desidera monitorare gli invii
    • Eseguire il controllo sulla posta in arrivo

L'Editor di Facile!Mail

FacileMail ha nativo un editor standard HTML con funzioni limitate che garantiscono la massima compatibilità con tutti i sistemi di posta HTML-Based.

  • INVIO: La pressione del tasto INVIO equivale ad un tag

    (paragrafo HTML). A video viene visualizzato con interlinea doppia.

  • ALT-INVIO: Corrisponde al tag
    , a capo non fine paragrafo in HTML. Non è possibile utilizzarlo per gli elenchi puntati
  • ALLINEAMENTI: Sono previsti solo gli allineamenti Left-Center-Right
  • ELENCHI PUNTATI e INDENTAZIONI: Sono gestiti dai pulsanti della barra e limitati al Punto od al numero
  • INSERIMENTO IMMAGINI
    • Per inserire una immagine nel corpo della mail utilizzare la funzione "Inserisci Immagine"
    • Per inserire una immagine nel corpo che abbia un href ad un URL esterno utilizzare "Inserisci Immagine Con Collegamento"
  • UNDO: La funzione di UNDO è nativa dell'editor ed associata alla macro CTRL-Z. Non è prevista una funzione di REDO

FAQ

Come configurare account Legalmal

L'account Legalmail necessita come utente SMTP il codice fornito in fase di attivazione e non l'indirizzo mail. Per l'accesso POP sono indifferenti.

Non vedo il corpo del messaggio nella mail di risposta da un server PEC

E' stato riscontrato che la presenza di caratteri speciali o di lettere accentate nel corpo della mail può creare problemi a chi riceve la PEC e può determinare una errata compilazione della mail di riposta da parte del server di Posta elettronica Certificata.
E' quindi consigliabile seguire le seguenti regole, che anche alcune pubbliche amministrazioni hanno diffuso.
L'utilizzo di queste regole rende certa la leggibilità della PEC da parte del ricevitore

  • Trasmettere le comunicazioni come allegato in formato non modificabile. Si consiglia il formato PDF/A ed evitare le comunicazioni nel corpo della mail.
  • non inserire nell'oggetto e nel corpo lettere accentate, ma sostituirle dalla lettera seguita da apostrofo. (Citta')
L'utilizzo delle lettere accentate è infatti suscettibile della codifica caratteri del mittente, del server di invio, del server di ricezione e del programma di posta utilizzato dal destinatario.

Strumenti personali